Итак, в первой части был рассмотрен вопрос установки ОС, офисного пакета и сервера малого офиса. Перечитав первую часть увидел важное упущение — я не расписал почему применяется сочетание «малый офис». Малый офис — это офис компании, где нет штата ИТ-специалистов. Почему именно такая градация — потому что у каждого уважающего себя админа есть свой набор софта и навыки по его использованию, а давать советы такому специалисту — только портить. Второй момент — модераторы Пикабу очень ревностно относятся к конкретным решениям, поэтому традиционно без наименования конкретных программ.
Что здесь важно для руководителя#
Сопутствующий софт — это не «ещё программы на компьютеры». Это то, как компания хранит задачи, документы, переписку, доступы и договорённости. Если этот слой собран хаотично, люди теряют время даже при нормальных компьютерах и сервере.
Хорошая рабочая среда должна отвечать на простые вопросы: где лежит актуальная версия файла, кто отвечает за задачу, где искать историю решения и как восстановить доступ.
Итак, вторая часть — сопутствующий софт.
Дальше идёт класс программ которые делают разное, но зачастую встречаются как элементы одной программы. Важно отметить, что эти решения возникли ещё в 90-е годы на западе, где в нормальных рыночных отношениях во главу угла ставится эффективность бизнеса. Эффективный бизнес в меньшей степени страдает от кризисов, приносит более высокую прибыль и более конкурентоспособный. Итак:
Системы электронного документооборота. Те, кто оценил это внедрение, на СЭД-системы молятся. Как часто приходят письма со сроком ответа через месяц/два, что одно письмо нужно рассмотреть 2-3-5-10 специалистам или «а мы направляли 2-3-4 месяца назад…» и пошло… В организациях без СЭД-систем вой ксерокса, шуршание папок и рытье в архивах, а в организациях с внедренным СЭДом пара кликов мыши и готово. А если кто бумагу из архива взял и забыл положить, то ситуация резко превращается в полную …опу. Опять же СЭД-системы это элемент объективного контроля (за что их не особо любят).
Системы управления организацией (планирование ресурсов предприятия, ERP). Система объективного контроля отражающая все процессы в организации и в режиме онлайн показывает текущее состояние. Для хозяина бизнеса или руководителя — наглядное решение показывающее (при должном контроле) объективную картину работы бизнеса. Наглядно выявляются халявщики, идиоты и т. п. Хотя именно по этим причинам внедрение подобных решений в России повсеместно саботируется.
Системы управления взаимоотношениями с клиентами (или как часто говорят «продажами», CRM). Система объективного контроля и автоматизации взаимодействия с клиентами. Позволяет собирать и накапливать данные и объективно оценивать различные технологии позволяющие повысить удовлетворённость клиентов и как следствие — продажи. В России часто используется не для качественного результата, а для количественного, в результате теряется около 75% эффективности.
Системы оценки эффективности (KPI). Вот это решение у нас, во-первых, реально ненавидят, а во-вторых специалистов способных его внедрить почти не найти. KPI — объективная математическая модель организации позволяющая (при правильном внедрении) в течение периода (обычно года) выявить ключевых сотрудников (на которых все держится), всех нахлебников и кто в действительности чего стоит. Универсальных решений не существует, пишется только на заказ. Если кратко — на первом этапе создается, во-первых, математическая модель организации (кто и как влияет на прибыль), а во-вторых создается план экономического развития организации, на втором этапе на основании полученных данных строится информационная модель организации и запускается в работу. Каждый сотрудник вносит первичные данные в систему, и в итоге система считает эффективность сотрудника. На западе такая система используется как основание для премирования и увольнения сотрудников, у нас… Никак не используется даже при видимом внедрении. Пример из жизни: один «Продажник» обзвонил 100 клиентов и получил 2 заказа, второй обзвонил 10 клиентов и получил 5 заказов, но организация провела только 3 сделки — 2 у первого и 1 у второго. Кто эффективней? Второй, потому что у него заказы сорвались из-за личной неприязни сотрудника ответственного за закупки. Второго сотрудника уволили. Организация в первый год потеряла 20% самых выгодных клиентов… Правильно составленный KPI наглядно показывает все «узкие места» организации, выявляет внутренние «подставы». За что собственно его и ненавидят…
Хранение паролей. Деятельность любой нормальной организации связана с регистрацией на массе сайтов. Продажники сидят в соцсетях и на досках объявлений, бухгалтеры сдают отчётность и смотрят текущие веяния на профильных сайтах и т. п. Все это приводит к тому, что нормальный специалист должен иметь как минимум несколько десятков аккаунтов на разных сервисах. При этом бытовое (и очень правильное и эффективное) «хранение паролей на бумаге» в организации неприемлемо. Во-первых, правила безопасности говорят, что из учётной записи нужно выходить после использования. Во-вторых, листок с паролем может быть «случайно» захвачен увольняющимся сотрудником. Чтобы не иметь проблем с корпоративными данными нужно заводить программу для хранения паролей. Ключевой особенностью такого ПО — не простое хранение данных, а режим ввода пароля. В отличие от хранения паролей в текстовых файлах вытащить данные из специализированной программы намного сложнее, а копия файла на сервере — гарантия, что с паролями ничего «случайного» не произойдет.
**Защищённые хранилища данных. **Данные в организации можно разделить на 2 категории — текучка и критически важные данные. Если от повреждения/кражи текучки вред будет небольшой, то кража данных по продажам и коммерческая документация могут привести к смерти бизнеса. Да и хранить некоторые данные в доступном для контролирующих органов формате — большой риск (мне известны как минимум 2 случая когда после «экспертизы» у конкурентов внезапно появлялись данные организации). Для предотвращения подобных «казусов» существуют защищённые хранилища данных. Не зная ключи можно только удалить хранилище, но не взломать (особенно если пароль длинный и хранится в программе хранения паролей).
**Список контактов. **Сотрудники организации — люди. Даже не имея злого умысла сотрудник может заболеть, попасть в ДТП и т. п. При этом зачастую нужно связаться с контрагентом «вотпрямщас». Если в организации нет софта который хранит и синхронизирует список контактов/контрагентов предприятия, то организация может потерять деньги.
Почтовые клиенты. Подавляющее большинство пользователей смотрит почту через веб-интерфейс, но ввиду того, что помимо данных писем загружается сам интерфейс, реклама и т. д. канал подключения к интернету быстро «тает», что приводит к задержкам в работе (следовательно объективно снижает эффективность сотрудника). Почтовый клиент позволяет увеличить скорость работы (особенно с несколькими почтовыми ящиками).
Обмен сообщениями. Как уже мной писалось сообщения имеют 2 главных преимущества для бизнеса: это объективный контроль и эффективность работы. Если с объективным контролем все понятно, то для иллюстрации эффективности приведу такой пример — телефонный звонок или голосовое обращение выводит сотрудника из рабочего состояния на 5–15 минут. Это время тратится на то чтобы вспомнить вопрос по которому его спрашивают, ответить, вспомнить чем он занимался до этого и продолжить работу. Ответы на сообщения в перерывах экономят время. Рекомендуется два сервиса сообщений — офисный и сотовый (для сотрудников вне офиса). Тут просто обращу внимание на то, что в отличие от распиаренного WhatsApp отечественный Telegram позволяет передавать любые файлы, а подключение по USB делает из телефона флэшку. Эта связка решает достаточно много проблем, потому как сотрудник может попросить коллегу отправить что-то важное или сразу с деловых переговоров отправить документы «в работу».
Списки задач. Весьма печально бывает смотреть на должностные инструкции сотрудников. Встретить ДИ на 20-30-40 пунктов не редкость. За каждым пунктом стоят какие-либо обязанности, а ограничения человеческого мозга не позволяют держать объём данных в голове. Решить эту задачу и призваны списки задач. Единственно хочу посоветовать выбирать софт который может сортировать задачи по датам. Забиваем задания, периодически сверяемся со списком и не получаем головняки из-за пролюбленных сроков или забытых дел.
Календарь. В целом решает те же задачи, что и списки задач, но с другой стороны — это программа для календарного планирования работы, встреч и т. п.
Облачные хранилища данных. Крайне эффективный и крайне мало используемый инструмент. Коротко — ОХД, это флешка доступная везде и (при наличии интернета) всегда. В ОХД можно загрузить прайсы, образцы заявок, договоров, актов, презентации… И любой сотрудник «в поле» всегда готов «полностью раскрыться» перед потенциальным клиентом. «Сетевикам» ОХД позволяют не насиловать сотнями мегабайт данных почтовики, а отправлять ссылки на лежащие в ОХД файлы.
Если сотрудники теряют задачи, файлы, договорённости и версии документов, проблема часто не в дисциплине, а в плохо собранной рабочей среде. Напишите мне в Telegram или на почту — помогу подобрать и настроить инструменты так, чтобы они поддерживали работу, а не добавляли хаос.
